Вимоги щодо реєстрації податкових накладних встановлені у п. 201.10 Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. № 2755-VI (далі – ПКУ), п. 11 підрозділу 2 Перехідних положень ПКУ та у Порядку ведення Єдиного реєстру податкових накладних, затвердженому постановою КМУ від 29.12.2010 р. № 1246 (далі – Порядок № 1246).
Згідно з п. 201.10 ПКУ реєстрація податкових накладних у Єдиному реєстрі податкових накладних (далі – ЄРПН) здійснюється не пізніше 20 календарних днів, наступних за датою їх виписки.
Підтвердженням продавцю про прийняття його податкової накладної до ЄРПН є квитанція в електронному вигляді у текстовому форматі, яка надсилається протягом операційного дня. Операційний день триває з 0 до 23-ї години (п. 2 Порядку № 1246).
Якщо надіслані податкові накладні сформовано з порушенням вимог, передбачених ПКУ, протягом операційного дня продавцю надсилається квитанція в електронному вигляді у текстовому форматі про неприйняття їх в електронному вигляді із зазначенням причин.
Якщо протягом операційного дня не надіслано квитанції про прийняття або неприйняття, така податкова накладна вважається зареєстрованою в ЄРПН.
Щодо формату, у якому надсилається податкова накладна на реєстрацію, то згідно з п. 5 Порядку № 1246 продавець складає податкову накладну у форматі (відповідно до стандарту), затвердженому Державною податковою службою, з використанням спеціалізованого програмного забезпечення. Після складення податкової накладної в електронній формі на неї накладається електронний цифровий підпис посадових осіб платника податку у такому порядку: першим – електронний цифровий підпис головного бухгалтера (бухгалтера) або електронний цифровий підпис керівника; другим – електронний цифровий підпис, що є аналогом відбитка печатки продавця. ДПСУ, відповідаючи на запитання, чи є інший порядок реєстрації податкових накладних в ЄРПН, окрім електронного (оскільки не завжди є інтернет-зв'язок), відповіла, що іншого способу внесення інформації про податкові накладні до ЄРПН Порядком № 1246 не передбачено (лист від 25.10.2011 р. № 4261/6/15-3415-04).
Таким чином, для того, щоб податкова накладна за відсутності отриманих квитанцій вважалася зареєстрованою, продавцю слід мати докази щодо надсилання податкової накладної на реєстрацію в ЄРПН у відповідному форматі та протягом операційного дня (до 23-ї години).
Водночас, чи варто продавцю залишати поза увагою відсутність квитанцій про реєстрацію податкової накладної? Питання виникає не стільки в тому, чи є порушення з боку постачальника, скільки у звичайному порозумінні із покупцями.
Наприклад, якщо покупцю на його запит прийде квитанція про відсутність реєстрації податкової накладної у ЄРПН, то для включення її до складу податкового кредиту з ПДВ йому доведеться заповнювати додаток 8 до податкової декларації з податку на додану вартість «Заява про відмову постачальника надати податкову накладну (порушення ним порядку заповнення та/або порядку реєстрації в Єдиному реєстрі податкових накладних)». Подання такої заяви матиме наслідки і для продавця, оскільки податковий орган повинен буде надіслати запит щодо встановлення причин відсутності реєстрації податкової накладної в ЄРПН та перевірити включення податкової накладної до податкових зобов'язань з ПДВ продавця.
Крім того, покупець може включити податкову накладну до складу податкового кредиту з урахуванням відмітки на податковій накладній біля реквізиту «Включено до ЄРПН» без перевірки в самому ЄРПН. Як наслідок податковий орган зменшить розмір податкового кредиту, донарахує податкові зобов'язання та штраф. Така обставина неодмінно вдарить по партнерських відносинах з цим покупцем.
Отже, на нашу думку, продавцю доцільно зробити також одну з цих дій.
1. Постачальник може додатково перевірити факт реєстрації податкової накладної, надіславши відповідний запит. На такий запит видається витяг з ЄРПН (п. 13 Порядку № 1246). Якщо податкова накладна зареєстрована, то це буде видно із отриманого витягу. Якщо ні – в межах встановлених 20 календарних днів можна знову направити податкову накладну на реєстрацію.
2. Можна взагалі не перевіряти факт реєстрації за допомогою запиту, а відразу повторно відправити податкову накладну на реєстрацію в ЄРПН. Якщо податкова накладна з такими реквізитами вже зареєстрована, то прийде квитанція про відмову в реєстрації із зазначенням цієї причини (п. 9 Порядку № 1246), а якщо не зареєстрована – то прийдуть звичайні квитанції про її реєстрацію. Відповідно до п. 12 Порядку № 1246, якщо продавець надіслав кілька примірників однієї податкової накладної, то зареєстрованою вважається та податкова накладна, щодо якої прийнято рішення про внесення до бази даних і надійшла квитанція, що підтверджує факт її прийняття.
З урахуванням вищезазначеного вважаємо, що продавцю слід здійснити всі можливі заходи щодо фактичної реєстрації податкової накладної в ЄРПН і переконатися, що вона зареєстрована.
ПКУ не вимагає від продавця виконувати такі додаткові дії, але вони покажуть елементарну повагу до контрагентів та колег-бухгалтерів, у яких не виникатиме ризику щодо податкового кредиту з ПДВ чи зайвого клопоту у зв'язку з необхідністю подання додатка 8 до податкової декларації з ПДВ.
Якщо 20 календарних днів минуло, а податкова накладна, яка повинна бути зареєстрованою, залишилась без реєстрації в ЄРПН, то покупця по можливості варто попередити про зазначений факт.
Олег Коваль,
Консалтингова компанія «ЕКСПЕРТ»
Опубліковано:
Інформаційно-правова пошукова система «ЛІГА:ЗАКОН»
*******
Усі права на цей матеріал належать Консалтинговій компанії «ЕКСПЕРТ». Будь-яке копіювання, передрук, поширення цілком або частково допускається винятково з письмового дозволу правовласника.