Вимоги до застосування довіреностей встановлено Інструкцією № 99, чинність якої поширюється на підприємства, установи та організації, їхні відділення, філії, інші відокремлені підрозділи та представництва іноземних суб’єктів господарської діяльності. На сьогодні довіреність не є бланком суворої звітності.
У п. 2 Інструкції № 99 встановлено, що сировина, матеріали, паливо, запчастини, інвентар, худоба, насіння, добрива, інструмент, товари, основні засоби та інші товарно-матеріальні цінності, а також нематеріальні активи, грошові документи і цінні папери (далі — цінності) відпускаються покупцям або передаються безплатно тільки за довіреністю одержувачів. Інакше кажучи, Інструкція № 99 не надає керівнику підприємства право самостійно визначати доцільність застосування довіреностей на конкретному підприємстві, а зобов’язує їх використовувати у наведених випадках.
У разі відпуску цінностей довіреність залишається у постачальника. Зазвичай її скріплюють з накладною та зберігають разом.
Як зазначено у постановах Вищого господарського суду України (далі —ВГСУ) (від 01.07.2008 р. у справі № 2/570-07, від 13-20.06.2007 р. у справі № 21/515), довіреність на одержання цінностей є первинним документом, що фіксує рішення уповноваженої особи (керівника) підприємства про уповноваження конкретної фізичної особи одержати для підприємства визначені перелік та кількість цінностей. Без довіреності не може бути створено інший первинний документ (накладну-вимогу, товарно-транспортну накладну), який є дозволом для здійснення господарської операції з відпуску цінностей. Слід мати на увазі, що при виникненні фінансових спорів факт отримання товару саме покупцем або уповноваженими ним особами продавець повинен підтвердити первинними документами, зокрема, довіреностями. Роз’яснення аналогічного змісту надав також Мінфін України (лист від 29.08.2005 р. № 31-04200-30/23-7454/6784).
Нагадаємо, як треба оформлювати довіреність (її форму та реквізити).
Додаток 1
до Інструкції про порядок реєстрації виданих, повернених і використаних довіреностей на одержання цінностей
Типова форма № М-2
ТОВ «Сонячне сяйво»
підприємство-одержувач і його адреса
ідентифікаційний
код ЄДРПОУ 35296545
ТОВ «Сонячне сяйво»
підприємство-платник і його адреса
рахунок 26003545785
МФО 537646
ПАТ «Комерційний банк «Луна» Довіреність дійсна
(найменування банку) до 10 квітня 2010 р.
ДОВІРЕНІСТЬ № 45
Дата видачі 01 квітня 2010 р.
Видано менеджеру Іваненко Наталії Петрівні________________
(посада, прізвище, ім’я, по батькові)
документ, що посвідчує особу паспорт______________________
серія СН № 456585 від 14 лютого 2004 р.
виданий Дніпровським РУГУ МВС України в м. Києві___________
(ким виданий документ)
на отримання від ТОВ «Текстильна продукція України»________
(найменування організації постачальника)
цінностей за договором № 568 від 25.03.2010 року______________
(№ і дата наряду)
Зворотний бік форми № М-2
Перелік цінностей, які належить отримати:
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Підпис Іваненко______________ засвідчую
(зразок підпису особи, що одержала довіреність)
Керівник підприємства Петренко
Головний бухгалтер Сидоренко
Місце печатки
Тепер про порядок заповнення реквізитів довіреності:
— підприємство, що видає довіреність, зазначає власне найменування, код ЄДРПОУ та банківські реквізити;
— довіреності присвоюється порядковий номер, який вноситься до Журналу реєстрації довіреностей;
— фіксується дата виписування довіреності та дата закінчення строку її дії. Відповідно до п. 8 Інструкції № 99, такий термін встановлюється залежно від можливості одержання та вивозу відповідних цінностей, проте не більше як на 10 днів. Довіреність на одержання цінностей, розрахунки за які здійснюються у порядку планових платежів або які доставляються централізовано-кільцевими перевезеннями, допускається видавати на календарний місяць;
— посада, прізвище, ім’я, по батькові довіреної особи;
— реквізити документу, що посвідчує особу. Отримуючи цінності, така особа має пред’явити вписаний у довіреність документ;
— найменування підприємства-постачальника;
— номер рахунку-фактури або договору, відповідно до якого одержуватимуться цінності;
— у переліку цінностей зазначаються їх найменування, одиниця виміру та кількість. Незаповнені рядки прокреслюються;
— зразок підпису довіреної особи, який засвідчується підписами директора та головного бухгалтера і скріплюється печаткою підприємства.
Отже, з’ясувавши порядок заповнення довіреності, розглянемо особливості використання довіреностей та фінансові ризики у разі порушення порядку їх застосування.
Готівкові розрахунки
Інструкція № 99 не робить винятків щодо відпуску цінностей юридичними особами залежно від способу розрахунків (оплати цінностей). Лише фізичним особам — підприємцям, згідно з п. 14 Інструкції № 99, дозволено не застосовувати довіреності у разі відпуску цінностей підприємству — юридичній особі за готівковим розрахунком.
Водночас Мінфін наводить аналогічні винятки і для юридичних осіб. Фахівці міністерства, зокрема, вважають, що в разі відпуску цінностей за готівку покупець може і не надавати довіреність (листи від 07.08.2007 р. № 31-34000-20-10/15961, від 17.07.2007 р. № 31-34000-30-27/14518, від 19.01.2005 р. № 31-04200-20-10/821, від 13.01.2005 р. № 31-04200-20-10/510).
Зважаючи на роз’яснення Мінфіну, а також на те, що відпуск за готівку, як правило, передбачає одночасно продаж товарів та отримання грошей, можна сказати, що фінансових ризиків за таких умов не буде.
Далі розглянемо різні випадки при безготівкових розрахунках.
Якщо покупцем є…
…приватний підприємець
У разі коли сам підприємець отримує товар, цінності можуть бути відпущені без довіреності. І якщо у нього є печатка, бажано (але не обов’язково), щоб, крім підпису, на накладній був її відтиск. При цьому замість реквізитів довіреності у накладній треба зазначити реквізити документу, що посвідчує особу приватного підприємця (фізичної особи), а також залишити собі копії свідоцтва про держреєстрацію підприємця і сторінки паспорту з його фотографією та підписом. Підписи у паспорті та у накладній мають бути однаковими.
Зауважимо таке: якщо товар отримує найманий працівник приватного підприємця, то оформлення довіреності є обов’язковим. На підтвердження цього можна навести постанову ВГСУ від 13.06.2007 р. у справі № 14/266(15/34).
…фізична особа
Для зарахування коштів на поточний рахунок підприємства фізична особа може оплатити рахунок-фактуру через банк. Інструкція № 99 не визначає правила відпуску цінностей фізичній особі, яка не є підприємцем. Проте, відпускаючи цінності такій фізичній особі, обов’язково перевірте її паспорт, а його копію разом із накладною зберігайте. Прослідкуйте, щоб підписи у паспорті та у накладній були однаковими.
…директор
Інструкція № 99 вимагає наявність довіреності при відпуску цінностей будь-якій особі, в тому числі й директору товариства. Водночас ст. 48, 62 Закону № 1576, частина п’ята ст. 59, частина друга ст. 60 Закону № 514 передбачають, що генеральний директор (голова виконавчого органу) товариства може діяти без довіреності. Звісно, такі особи мають підтвердити займання відповідної посади, надавши рішення загальних зборів товариства. Його копію слід залишити продавцю. До того ж така особа має пред’явити паспорт, як документ, що посвідчує його особу, його копія (разом з накладною) теж має залишитися у продавця. Перевірте ідентичність підписів у паспорті та накладній.
Зауважте, у цьому випадку існують значні ризики. По-перше, особа, що отримує цінності, повинна бути керівником на момент відпуску цінностей. Перевірити це досить важко, а тому підприємство може відпустити цінності не уповноваженій на це особі, через що можуть виникнути проблеми при розрахунках. Наприклад, у постанові ВГСУ від 17.09.2009 р. у справі № 21/105 розглядається спір щодо відвантаження цінностей директору без довіреності, що перед звільненням привласнив отримані цінності.
Крім того, відпускаючи цінності, все одно треба залишати копію паспорта на підтвердження підпису в накладній. Тому, на думку автора, підприємству недоцільно відпускати цінності директору товариства без довіреності. Набагато спокійніше буде, якщо він отримає цінності за довіреністю.
Централізовано-кільцеві перевезення
Під централізовано-кільцевими перевезеннями розуміють такі перевезення, коли вантажовідправник (товаровиробник, постачальник тощо) здійснює систематичне завезення товарно-матеріальних цінностей за узгодженими на певний період параметрами (кількість, асортимент, час тощо) на адресу одного або більше замовників (юридичних осіб або їх відділень, дільниць, філій) (листи Мінфіну від 05.03.2002 р. № 053-2930, від 09.12.2003 р. № 31-04200-30-5/7021).
При такому способі перевезень постачальники можуть відпускати цінності підприємствам без довіреності, за умови, що одержувач за підписом керівника і головного бухгалтера підприємства або інших осіб, уповноважених підписувати довіреності, повідомив постачальника про зразок печатки (штампу), якою матеріально відповідальна особа, що буде приймати цінності, завірятиме на супровідних документах (накладній, акті, ордері тощо) свій підпис про одержання цінностей (абзац третій п. 13 Інструкції № 99).
У такому разі у покупця не буде підстав для оскарження факту отримання цінностей. Про це йдеться, зокрема, у постанові ВГСУ від 19.03.2009 р. у справі № 22/101.
Водночас керівник має пам’ятати, що у разі позбавлення довіреної особи права на одержання цінностей необхідно повідомити про це постачальника. Як покупцю так і постачальнику варто зберегти підтвердні документи, що свідчать про отримання останнім такого повідомлення.
Особливі випадки
Якщо у особи немає документів. Працівник підприємства, відпускаючи цінності, повинен порівняти реквізити оригіналу документа, що посвідчує особу, з реквізитами, записаними в довіреності. Крім того, фотографія у документі має відповідати особі пред’явника. Інакше можливі випадки злочинного заволодіння чужими документами та спроба отримати цінності особою, не уповноваженою підприємством. Якщо документа, що посвідчує особу, немає взагалі, то відпускати цінності не можна. Така заборона встановлена у п. 12 Інструкції № 99.
Якщо закінчився строк дії. Закінчення строку дії довіреності означає, що така особа, на яку її виписано, вже не уповноважена на отримання цінностей. Відпускати їх у такому випадку заборонено (п. 12 Інструкції № 99). Має бути виписана нова довіреність.
Дострокова втрата чинності. У особи, яку позбавлено права одержувати цінності за довіреністю, строк дії якої ще не минув, цей документ має бути вилучено. У разі анулювання довіреності, за якою отримуються цінності частинами або розрахунки за такі цінності здійснюються у порядку планових платежів чи вони доставляються централізовано-кільцевими перевезеннями, підприємство, що видало довіреність, негайно повідомляє постачальника про таке анулювання. З моменту отримання такого повідомлення відпуск цінностей за такою довіреністю припиняється. За відпуск цінностей за анульованими довіреностями відповідає постачальник (п. 9 Інструкції № 99). При цьому покупець має зберегти підтвердні документи, що свідчать про отримання постачальником такого повідомлення. Лише в такому разі відповідальність за відпуск цінностей нестиме постачальник.
Заповнення з порушеннями. Довіреність, видана з порушенням встановленого порядку заповнення або з незаповненими реквізитами або яка має виправлення і помарки, що не підтверджені підписами тих самих осіб, які підписали довіреність, не може бути підставою для відпуску цінностей (п. 12 Інструкції № 99). Це обмеження було встановлено, аби уникнути фінансових махінацій з цінностями. Наприклад, у довіреності може бути додатково вписаний рядок з певними цінностями, отримувати які особа не має права, або може бути виправлено кількість цінностей. У цих випадках без додаткових підписів осіб, що підписали довіреність, вона буде недійсною. Підтвердженням цього є, зокрема, постанова ВГСУ від 18.02.2010 р. у справі № 22/34. На думку суду, в такому випадку не можна стверджувати, що довірену особу уповноважено отримувати цінності, зазначені у виправлених рядках.
Іншим видом порушення порядку заповнення довіреності є слова «товар на суму». Інструкція № 99 вимагає, щоб у документі зазначалися саме найменування товару та його кількість. Аналогічний висновок зробив ВГСУ, зокрема, у постанові від 09.02.2005 р. у справі № 5/39(5/44)-87.
Відсутність підписів посадових осіб підприємства або печатки є ще одним прикладом порушення.
Цінностей за договором № ____ від ________. Яке значення має така інформація? На практиці багато хто залишає це поле незаповненим або вписує туди слова «відповідно до договору». Водночас, якщо не зазначити номеру договору та його дату, то товари можуть бути визнані судом отриманими не відповідно до укладеного договору, а як окрема угода, оформлена у вигляді накладної. Це важливо у тому разі, коли контрагент своєчасно не виконає зобов’язання щодо розрахунків за товар, оскільки в договорі можуть передбачатися конкретні строки розрахунків, а також санкції за їх порушення. Отже, визнання накладної окремим договором означатиме, що фінансові санкції, передбачені укладеним основним договором, не зможуть бути застосовані.
Про важливість для постачальника інформації про те, за яким саме договором відпускаються цінності, красномовно свідчить постанова ВГСУ від 29.10.2009 р. у справі № 31/178.
Якщо довіреність загублена…
Проблеми покупця
Ми вже звертали увагу, що відпускати цінності уповноваженій особі, яка загубила довіреність, не можна. Покупець має виписати нову довіреність. До того ж варто письмово повідомити постачальника про втрату чинності загубленої довіреності, оскільки за цим документом може отримати цінності інша невідома особа, а збитки матиме покупець. На підтвердження цього наводимо постанову ВГСУ від 17.01.2008 р. у справі № 24/379: суд звертає увагу, що покупцю слід було повідомити про анулювання довіреності в аналогічному випадку.
Проблеми постачальника
Яким чином вчинити, якщо довіреність загубили працівники постачальника вже після відпуску цінностей? Як довести, що вона насправді існувала, і товар було відвантажено саме уповноваженій особі?
У випадку несвоєчасного виконання зобов’язань за розрахунками виникає спір, який зазвичай вирішується в судовому порядку. Суди вимагають надання оригіналів документів, що свідчать про здійснення господарських операцій. Серед них і довіреність, оскільки саме на її підставі складається накладна на відпуск цінностей. Якщо довіреність виписували, то вона мала бути вписаною в журнал реєстрації довіреностей покупця. Отже, суд може витребувати від покупця цей журнал.
Крім того, якщо документи (зокрема, довіреність) загублено, то доцільно провести звірку розрахунків. Акт звірки слугуватиме додатковим доказом, що покупець отримав товар, зазначений у накладних. При цьому в акті звірки дані мають вписувати обидва контрагенти, а не один. Для того щоб акт звірки мав більшу юридичну силу, радимо ставити свої підписи на ньому не лише головним бухгалтерам, а й директорам контрагентів.
Окремо зазначимо, що звірка може проводитись як за всіма розрахунками між підприємствами протягом визначеного періоду, так і за розрахунками за конкретним договором, про що треба зазначити в акті.
Наведемо приклад складання акту звірки розрахунків.
Акт звірки розрахунків
станом на 01.04.2010 р.
01.04.2010 р. м. Київ
Цей акт складено ТОВ «Торгмашсервіс» та АТ «Виробничо-торгівельна компанія» з метою підтвердження стану розрахунків між підприємствами та повноти відображення даних в обліку.
|
Дата |
Документ |
За даними ТОВ «Торгмашсервіс», грн |
За даними АТ «Виробничо-торгівельна компанія», грн |
||
|
Дебет |
Кредит |
Дебет |
Кредит |
||
|
Сальдо на 01.01.2010 р. |
– |
|
– |
|
|
|
18.01.2010 |
Виписка банку, платіжне доручення № 56 |
15 000,00 |
|
|
15 000,00 |
|
20.01.2010 |
Накладна від 20.01.2010 р. № 63 |
|
15 000,00 |
15 000,00 |
|
|
20.01.2010 |
Накладна від 20.01.2010 р. № 64 |
|
450 000,00 |
450 000,00 |
|
|
17.02.2010 |
Виписка банку, платіжне доручення № 185 |
40 000,00 |
|
|
40 000,00 |
|
11.03.2010 |
Виписка банку, платіжне доручення № 303 |
120 000,00 |
|
|
120 000,00 |
|
15.03.2010 |
Виписка банку, платіжне доручення № 362 |
140 000,00 |
|
|
140 000,00 |
|
Обороти за період |
315 000,00 |
465 000,00 |
465 000,00 |
315 000,00 |
|
|
Сальдо на 01.04.2010 р. |
|
150 000,00 |
150 000,00 |
|
|
Станом на 01.04.2010 р. заборгованість АТ «Виробничо-торгівельна компанія» перед ТОВ «Торгмашсервіс» становить 150 000 гривень.
Від ТОВ «Торгмашсервіс» Від АТ «Виробничо-торгівельна компанія»
Директор _____________ (Соколов І. П.) Директор ______________ (Сидоренко В. П.)
Гол.бухгалтер _________ (Часников В. В.) Гол.бухгалтер ___________(Призумко С. І.)
М.П. М.П.
Акт звірки не може вважатися первинним документом, який підтверджує здійснення господарської операції. Тому не можна стовідсотково стверджувати, що у випадку виникнення спорів у суді (при відсутності накладної або довіреності) рішення буде прийнято на користь постачальника. Фактично акт звірки є письмовим доказом відображення в обліку операцій. Тому він може бути одним із доказів відпуску цінностей, але рішення прийматиметься з урахуванням усіх підтвердних документів.
Наведемо декілька прикладів. Так, ВГСУ у постанові від 06.11.2007 р. у справі № 20/5 зазначив, що акт звірки взаємних розрахунків є письмовим доказом у справі, який підтверджує чи спростовує певні обставини, відповідно до його змісту та правової природи. В іншому рішенні зроблено такий висновок: відповідно до вимог ст. 34 Господарського процесуального кодексу України, двосторонній акт звірки взаєморозрахунків не є, належним доказом суми заборгованості, якщо це не підтверджено відповідними первинними бухгалтерськими документами (постанова ВГСУ від 05.04.2007 р. у справі № 35/201-06). Звернемо увагу також на постанови ВГСУ від 29.10.2009 р. у справі № 31/178 та від 03.12.2009 р. у справі № 27/32. В них зазначено, що суд взяв до уваги акти звірки, які разом з іншими доказами, зокрема накладними, слугували ухваленню позитивного для продавця рішення.
Вважаємо за потрібне наголосити, що як докази поставки суди беруть до уваги також податкові документи. Приміром, податкові накладні, в яких зазначаються умови поставки (договір, накладна, рахунок-фактура), а також реєстри податкових накладних покупця у разі відпуску цінностей з відстрочкою платежу. Інакше кажучи, факт включення покупцем до реєстру (і відповідно до податкового кредиту з ПДВ) податкової накладної теж підтверджуватиме факт отримання товару на зазначену суму (постанова ВГСУ від 08.10.2009 р. у справі № 27/48). Не зайвим буде нагадати, що, відповідно до абзацу третього пп. 7.2.3 ст. 7 Закону про ПДВ, податкова накладна є не тільки звітним податковим документом, а й одночасно розрахунковим.
Порушення ведення обліку
За організацію бухгалтерського обліку та фіксування у первинних документах фактів здійснення всіх господарських операцій, за збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом визначеного терміну, але не менше трьох років, відповідальність несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів (п. 3 ст. 8 Закону № 996).
В Інструкції № 99 відповідальність постачальника та покупця у разі порушення відпуску цінностей розмежовано. Відповідальність за дотримання встановленого порядку відпуску цінностей за довіреністю покладено на посадових осіб підприємства-постачальника (які мають право підписувати первинні документи на відпуск цінностей), а за своєчасне та повне оприбуткування одержаних за виданими довіреностями цінностей — на посадових осіб покупця (їм надано право підписувати довіреності), а також на особу, яку призначено для виписування і реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей (п. 15 Інструкції № 99).
Таким чином, невиконання вимог Інструкції № 99 призведе до порушення встановленого в Україні порядку ведення бухгалтерського обліку і звітності. А це, в свою чергу, тягне за собою адміністративну відповідальність, передбачену ст. 1642 КпАП у вигляді штрафу в розмірі від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (136—255 грн), а при встановленні такого порушення повторно — від 10 до 20 НМДГ (170—340 грн).
Висновки
1. Оформлена належним чином довіреність на отримання цінностей є підставою для оформлення накладної як первинного документа, що свідчить про відпуск зазначених у довіреності цінностей.
2. Довіреність та накладна є своєрідною гарантією, що відвантажені цінності буде оплачено.
3. Відпускати цінності без довіреності можна лише фізичним особам, в тому числі приватним підприємцям, при централізовано-кільцевих перевезеннях, а також при продажу з одночасним розрахунком покупця готівкою та в окремих випадках директорам підприємств.
4. Якщо довіреність загублено, то доцільно провести звірку розрахунків з оформленням акта звірки, який буде підтвердженням того, що покупець отримав цінності за зазначеними накладними.
5. Навіть правильний податковий облік може забезпечити докази фактичного відвантаження цінностей.
Нормативна база
КпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.1984 р. № 8073-X.
Закон про ПДВ — Закон України «Про податок на додану вартість» від 03.04.97 р. № 168/97-ВР.
Закон № 514 — Закон України «Про акціонерні товариства» від 17.09.2008 р. № 514-VI.
Закон № 996 — Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.
Закон № 1576 — Закон України «Про господарські товариства» від 19.09.91 р. № 1576-XII.
Інструкція № 99 — Інструкція про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей, затверджена наказом Мінфіну України від 16.05.96 р. № 99.
Олег Коваль,
Консалтингова компанія «ЕКСПЕРТ»
Опубліковано 01.05.2010р.:
Журнал «Справочник Экономиста»
*******
Усі права на цей матеріал належать Консалтинговій компанії «ЕКСПЕРТ». Будь-яке копіювання, передрук, поширення цілком або частково допускається винятково з письмового дозволу правовласника.