Відповідно до ст. 121 Кодексу законів про працю України, працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв’язку з службовими відрядженнями. Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму житлового приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.
Правила використання готівкової іноземної валюти на території України затверджені постановою НБУ від 30.05.2007 р. N 200 (далі – Правила N 200).
Витратами працівників на закордонне відрядження вважається оплата дозволів на в’їзд (віз), добових, витрат, пов’язаних з найманням житлового приміщення, транспортних та інших витрат за кордоном (п. 1.3 Правил N 200).
Згідно з п. 2.1 Правил N 200, резиденти – юридичні особи мають право використовувати з поточних рахунків готівкову іноземну валюту для забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон, а також на представницькі витрати (організацію офіційних заходів за кордоном).
Уповноважений банк здійснює видачу готівкової іноземної валюти з поточного рахунку юридичної особи – резидента на підставі заяви на видачу готівки, доручення повноважному представнику на отримання іноземної валюти в касі уповноваженого банку та листа-розрахунку, який містить такі дані: прізвище, ім’я та по батькові (за наявності) осіб, які виїжджають за кордон, та розрахунок витрат (п. 2.2 Правил N 200).
При цьому згідно п. 8.14 Правил N 200 готівкова іноземна валюта, що отримана юридичними особами – резидентами з власних поточних рахунків в іноземній валюті, відкритих в уповноважених банках, має бути використана виключно на цілі, на які вона була отримана.
Якщо працівник у відрядженні використав власні кошти, то їх відшкодування працівнику-резиденту здійснюється у валюті України за офіційним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на день виплати зазначених коштів, а працівнику-нерезиденту, на його бажання, – як в іноземній валюті, так і у валюті України (п. 2.5 Правил N 200).
Тобто можливість видачі авансу на закордонне відрядження в готівковій іноземній валюті з метою відшкодування очікуваних витрат під час такого відрядження передбачена чинним законодавством.
Щодо невикористаної частки авансу в іноземній валюті, то згідно з п. 8.4 Правил N 200, невикористаний залишок готівкової іноземної валюти, що була отримана юридичною особою – резидентом з поточного рахунку в іноземній валюті для забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон та/або на експлуатаційні витрати, пов’язані з обслуговуванням транспортних засобів за кордоном, підлягає зарахуванню безпосередньо на поточний рахунок в іноземній валюті юридичної особи – резидента в уповноваженому банку України протягом п’яти банківських днів з часу його оприбуткування до каси юридичної особи – резидента.
Тобто Правила N 200 передбачають лише один напрямок спрямування невикористаної іноземної валюти під час закордонного відрядження працівника – зарахування на поточний рахунок в іноземній валюті підприємства.
Альтернативного способу використання невикористаного залишку Правила N 200 не містять.
Таким чином, невикористаний залишок готівкової іноземної валюти, що була отримана юридичною особою – резидентом з поточного рахунку в іноземній валюті для забезпечення витрат на закордонне відрядження працівників, має бути повернуто в банк для зарахування на поточний рахунок підприємства. Для видачі авансу в готівковій іноземній валюті на нове закордонне відрядження підприємство має заново отримати такі кошти в банку.
На завершення зазначимо, що альтернативою видачі авансу в готівковій іноземній валюті на закордонне відрядження є використання платіжних карток (електронних платіжних засобів), розрахунки якими здійснюються відповідно до норм Закону України “Про платіжні системи та переказ коштів в Україні” від 05.04.2001 р. N 2346-III та Положення про порядок емісії електронних платіжних засобів і здійснення операцій з їх використанням, затвердженого постановою НБУ від 05.11.2014 р. N 705.
Олег Коваль,
Консалтингова компанія «ЕКСПЕРТ»
Опубліковано:
Довідково-правова система «ДІНАЙ»
*******
Усі права на цей матеріал належать Консалтинговій компанії «ЕКСПЕРТ». Будь-яке копіювання, передрук, поширення цілком або частково допускається винятково з письмового дозволу правовласника.