Враховуючи, що питання оплати праці працівників та оплати витрат під час відрядження належать до сфери трудових відносин, то можливість проведення такого заліку повинна вирішуватись з урахуванням законодавства про працю.
Відповідно до ст. 110 КЗпП та ст. 30 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.95 р. № 108/95-ВР (далі – Закон № 108/95) при кожній виплаті заробітної плати власник або уповноважений ним орган повинен повідомити працівника про певні дані, що належать до періоду, за який провадиться оплата праці, які включать розміри і підстави відрахувань та утримань із заробітної плати.
Як передбачено ст. 127 КЗпП, відрахування із заробітної плати можуть провадитись тільки у випадках, передбачених законодавством України. Відрахування із заробітної плати працівників для покриття їх заборгованості підприємству, установі і організації, де вони працюють, можуть провадитись за наказом (розпорядженням) власника або уповноваженого ним органу, в тому числі, для погашення невитраченого і своєчасно не повернутого авансу, виданого на службове відрядження. Наказ (розпорядження) про відрахування видається не пізніше одного місяця з дня закінчення строку, встановленого для повернення невикористаного авансу на відрядження.
Зауважимо, що згідно з п. 24 постанови Пленуму ВСУ «Про практику застосування судами законодавства про оплату праці» від 24.12.99 р. № 13 вимоги про повернення працівником невитраченого і своєчасно не повернутого авансу, виданого на службове відрядження, розглядаються судами в тому разі, коли роботодавець не має можливості провести відрахування із заробітної плати у зв'язку з тим, що працівник оспорює підстави і розмір останнього, або минув місячний строк для видання відповідного наказу (розпорядження), або з інших причин.
З вищезазначеного можна зробити висновок про доцільність оформлення письмової заяви працівника на проведення утримання, що підтвердить як його згоду, так і відсутність спору між працівником та підприємством щодо такої суми.
При здійсненні відрахувань та утримань із заробітної плати слід враховувати також обмеження щодо розміру таких відрахувань/утримань, встановлених ст. 128 КЗпП та ст. 26 Закону № 108/95. А саме: при кожній виплаті заробітної плати загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати 20 %, а у випадках, окремо передбачених законодавством України, – 50 % заробітної плати, яка належить до виплати працівникові.
Отже, законодавство про працю надає можливість проведення такого заліку за умови дотримання вищенаведеного порядку.
Відповідно до п. 2.11 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою НБУ від 15.12.2004 р. № 637, звітування за одержані під звіт готівкові кошти здійснюється відповідно до законодавства України.
Строки подання звіту встановлені у пп. 170.9.2 та пп. 170.9.3 ПКУ. При цьому суми невитрачених коштів повертаються платником податку в касу або зараховуються на банківський рахунок підприємства до чи під час подання зазначеного звіту.
У випадку неповернення невикористаної суми авансу в касу або на рахунок підприємства в банку у встановлені строки, така сума підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб (пп. 170.9.1 ПКУ).
Крім того, є ризик можливого застосування до підприємства штрафів за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів – у розмірі 25 % виданих під звіт сум (абз. 5 ст. 1 Указу Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95).
Тобто слід визнати, що ПКУ встановлює обов’язкове повернення невикористаної суми авансу на відрядження саме шляхом її внесення в касу підприємства або зарахування на банківський рахунок підприємства. Залік такої суми із сумами зустрічних грошових зобов’язань підприємства, в тому числі, з виплати заробітної плати, нормами ПКУ прямо не передбачено.
Таким чином, на нашу думку, не варто проводити залік між підприємством та працівником – фізичною особою щодо зобов’язань із виплати заробітної плати та сумою коштів, отриманих працівником авансом, але не використаних у відрядженні. Слід провести окремо повернення працівником невикористаної суми авансу на відрядження та виплату заробітної плати.
Якщо ж операцію такого заліку було проведено, то головним аргументом підприємства буде той факт, що ПКУ регулює відносини, що виникають у сфері справляння податків і зборів (п. 1.1 ПКУ), і не може впливати на сферу законодавства про працю щодо обов’язкового повернення невикористаних коштів шляхом їх внесення до каси підприємства чи на рахунок у банку. КЗпП, що регулює трудові відносини, дозволяє здійснювати також утримання/відрахування із заробітної плати в рахунок погашення сум невикористаного авансу, виданого на службове відрядження. Проведення такої операції у встановлені для звітування про відрядження строки не може вважатись порушенням, а тому жодні санкції застосовуватись не повинні і не повинно виникати об’єкта оподаткування податком на доходи фізичних осіб.
Олег Коваль,
Консалтингова компанія «ЕКСПЕРТ»
Опубліковано:
Інформаційно-правова пошукова система «ЛІГА:ЗАКОН»
*******
Усі права на цей матеріал належать Консалтинговій компанії «ЕКСПЕРТ». Будь-яке копіювання, передрук, поширення цілком або частково допускається винятково з письмового дозволу правовласника.