В одній із попередніх консультацій розглядався випадок, коли працівник бажав «достроково» відзвітувати щодо частини виданого авансу на відрядження, і ми зазначали, що часткове звітування законодавством не передбачено.
В даному разі маємо іншу ситуацію, коли щодо отриманої суми авансу відзвітовано повністю та своєчасно, але частина витрат на відрядження понад суму, видану у вигляді авансу, не була відразу заявлена працівником до відшкодування.
З'ясуємо, чи може працівник пізніше подати звіт щодо таких витрат і чи повинно підприємство компенсувати їх.
Гарантії та компенсації працівникам при службових відрядженнях передбачені ст. 121 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП). До таких гарантій, зокрема, належить право на компенсацію витрат з найму жилого приміщення.
Пунктом 1.11 р. I Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі – Інструкція № 59), встановлено, що відрядженому працівникові перед від'їздом у відрядження видається грошовий аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, наймання жилого приміщення, і добові. Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження. Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, наданих на відрядження) підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства, що їх надало, у встановленому законодавством порядку. Разом із звітом подаються посвідчення про відрядження, оформлене в установленому порядку, і документи в оригіналі, що підтверджують вартість понесених у зв'язку з відрядженням витрат.
Тобто витрати у зв'язку з відрядженням, не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), працівникові не відшкодовуються.
Аналогічні строки подання звіту про використання коштів, наданих на відрядження, передбачені п. 2 Порядку складання звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, затвердженого наказом ДПАУ від 19.09.2003 р. № 440.
З вищенаведених положень випливає, що необхідність звітування у встановлені строки щодо понесених витрат у відрядженні пов'язана з видачею авансу (готівкових коштів) на таке відрядження, тобто з регулюванням обігу готівки.
До звіту про використані у відрядженні суми коштів повинні додаватись оригінали документів, які підтверджують такі витрати. За відсутності цих документів керівник цілком правомірно може відмовити працівнику у компенсації понесених витрат.
Як видно із запитання, саме через втрату підтверджуючого документа вартість понесених витрат на проживання не була включена до звіту, який було надано у встановлені законодавством строки. Тобто щодо виданого авансу на відрядження працівник відзвітував своєчасно і лише щодо підтверджених документально витрат, при цьому у нього не залишилось коштів із суми авансу, які не були витрачені у відрядженні.
На нашу думку, невключення до звіту витрат на проживання в готелі не позбавляє права працівника на компенсацію таких витрат, якщо він підтверджує понесені витрати знайденими документами. Зазначені гарантії встановлено вищезгаданою ст. 121 КЗпП.
Відмова у компенсації витрат на проживання вважатиметься порушенням законодавства про працю.
Вважаємо, що працівник повинен скласти окремий звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, до якого додати документ, який підтверджує витрати на оплату проживання в готелі. І подання такого звіту через місяць жодним чином не впливає на обов'язок компенсувати такі витрати з боку підприємства. Компенсація проводиться після затвердження звіту керівником підприємства.
Зауважимо, що при відрядженні у межах України згідно з п. 1.6 р. I Інструкції № 59 підприємство за наявності підтвердних документів (в оригіналі) відшкодовує фактичні витрати відрядженим працівникам на наймання жилого приміщення з розрахунку вартості одного місця у готельному номері за кожну добу такого проживання.
Згідно з пп. 4.3.2 Закону України «Про податок з доходів фізичних осіб» від 22.05.2003 р. № 889-IV (далі – Закон про ПДФО) до складу загального місячного або річного оподатковуваного доходу платника податку не включається сума коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, з урахуванням норм п. 9.10 цього Закону.
Посилання на п. 9.10 Закону про ПДФО може дещо занепокоїти, оскільки у пп. 9.10.2 цього Закону також згадується строк звітування у три дні. Але п. 9.10 Закону про ПДФО встановлено порядок оподаткування сум надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлений строк. В нашому ж випадку працівником фактично були витрачені власні кошти, які він заявляє до відшкодування, а не кошти підприємства, отримані в якості авансу на відрядження. Тому відповідальність працівника та штрафні санкції відсутні.
Отже, сума коштів, відшкодованих працівнику щодо витрат на проживання у відрядженні податком з доходів фізичних осіб не обкладається.
Згідно з п. 3.15 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5, витрати на відрядження, в тому числі, на наймання житлового приміщення, не належать до фонду оплати праці. Тому на зазначену суму внески до фондів соціального та пенсійного страхування не нараховуються.
Витрати на проживання в готелі включаються до складу валових витрат як витрати на відрядження за наявності підтверджуючих документів на підставі пп. 5.4.8 Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств» від 28.12.94 р. № 334/94-ВР на дату затвердження звіту керівником.
Олег Коваль,
Консалтингова компанія «ЕКСПЕРТ»
Опубліковано:
Інформаційно-правова пошукова система «ЛІГА:ЗАКОН»
*******
Усі права на цей матеріал належать Консалтинговій компанії «ЕКСПЕРТ». Будь-яке копіювання, передрук, поширення цілком або частково допускається винятково з письмового дозволу правовласника.