Відповідно до п. 2.11 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою НБУ від 15.12.2004 р. № 637 (далі – Положення № 637), видача готівкових коштів під звіт або на відрядження та звітування за них здійснюється відповідно до законодавства України. У цьому ж пункті встановлено строки, на які може видаватися працівнику готівка, в тому числі, на відрядження.
У ст. 121 КЗпП передбачено, що працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.
Згідно з п. 1.11 р. I Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі – Інструкція № 59), відрядженому працівникові перед від'їздом у відрядження видається грошовий аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, наймання жилого приміщення і добові.
Зауважимо, що Положення № 637 встановлює лише строки, на які видається готівка під звіт або на відрядження залежно від напрямів її використання. Що стосується строків звітування про використання коштів, наданих на зазначені цілі, то вони встановлені Законом України «Про податок з доходів фізичних осіб» від 22.05.2003 р. № 889-IV (далі – Закон про ПДФО) (лист НБУ від 11.09.2007 р. № 11-115/3400-9224).
Відповідно до вищенаведених норм п. 1.11 Інструкції № 59, абз. 3 п. 2.11 Положення № 637, пп. 9.10.2 Закону про ПДФО працівник повинен подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження, до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, у якому працівник завершує відрядження, а невикористану суму коштів повернути підприємству до або під час подання звіту.
Хоча прямої заборони вищезгадані документи не містять, ними також не передбачено «часткового звітування» за отриманими коштами на відрядження. З цього можна зробити висновок, що працівнику, якого направлено у відрядження, слід відзвітувати щодо всіх понесених витрат у цьому відрядженні один раз – після фактичного завершення відрядження.
Окремо слід звернути увагу на альтернативний спосіб оформлення придбання залізничних квитків за готівку.
Якщо підприємство окремо доручає працівнику придбати залізничні квитки і видає аванс на їх придбання, то суму такого авансу слід вважати виданою на господарські потреби підприємства. При цьому готівка видається на строк не більше двох робочих днів, включаючи день отримання готівкових коштів під звіт (абз. 2 п. 2.11 Положення № 637). В цьому разі працівник зобов'язаний відзвітувати щодо виданих коштів на придбання квитків.
Як встановлено абз. 4 п. 2.11 Положення № 637, видача працівнику готівкових коштів під звіт проводиться за умови звітування ним у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми1. Отже, лише після звітування щодо придбання квитків працівнику можна видавати аванс на відрядження. Це може бути, в тому числі, й протягом одного дня.
(1 За видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів передбачено штраф у розмірі 25 % виданих під звіт сум (абз. 5 ст. 1 Указу Президента «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95)).
Коли працівник буде відправлений у відрядження, йому будуть видані попередньо придбані квитки. В цьому разі після повернення з відрядження вартість залізничних квитків не включатиметься до звіту, але використані квитки все одно слід повернути підприємству, оскільки вони є підтвердними документами щодо іншого авансового звіту.
Навіть з урахуванням можливості відображення валових витрат щодо придбаних квитків у вересні (в місяці їх придбання) суттєвої вигоди для підприємства в цьому ми не бачимо, оскільки збільшується документообіг та значно підвищуються витрати робочого часу працівників підприємства (як самого відрядженого, так і касира, бухгалтера) на документальне оформлення понесених витрат (видача авансу два рази, складання звіту про використання коштів), крім того, клопоту додають також законодавчі обмеження щодо використання готівки. Водночас в кожному конкретному випадку підприємство може взяти до уваги можливість такого альтернативного оформлення витрат з придбання залізничних квитків і самостійно прийняти рішення щодо його доцільності.
Олег Коваль,
Консалтингова компанія «ЕКСПЕРТ»
Опубліковано:
Інформаційно-правова пошукова система «ЛІГА:ЗАКОН»
*******
Усі права на цей матеріал належать Консалтинговій компанії «ЕКСПЕРТ». Будь-яке копіювання, передрук, поширення цілком або частково допускається винятково з письмового дозволу правовласника.