Нагадаємо, що відповідно до п. 2.11 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою НБУ від 15.12.2004 р. № 637, видача готівкових коштів під звіт або на відрядження та звітування за них здійснюється відповідно до законодавства України.
Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством (ст. 121 КЗпП).
Основним документом, який регулює питання, пов'язані з відрядженнями, є Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі – Інструкція № 59).
Абзацом 5 Загальних положень Інструкції № 59 встановлено, що підприємство, яке відряджає працівника, зобов'язане забезпечити його грошовими коштами (авансом). Аванс відрядженому працівникові може видаватися готівкою або перераховуватися у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.
У п. 1.11 р. I Інструкції № 59 конкретизовано, що відрядженому працівникові перед від'їздом у відрядження видається грошовий аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, наймання жилого приміщення і добові. Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження. Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, наданих на відрядження) підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства, що їх надало.
Інструкція не визначає за скільки днів до початку відрядження підприємство має видати аванс, а лише встановлює, що воно повинно його видати до початку відрядження. Звісно, що видати аванс можна лише після видання наказу про відрядження або іншого розпорядчого документа. В іншому випадку видачу грошових коштів до затвердження такого документа неможливо пов'язати з конкретним відрядженням, оскільки про нього ще не було відомо. Такої позиції дотримується також НБУ (листи від 17.12.2007 р. № 11-113/4753-13126, від 03.08.2004 р. № 11-113/2603-7748, від 08.07.2004 р. № 11-113/2295-6866, від 20.06.2002 р. № 11-113/1099) та Мінфін (листи від 16.10.2003 р. № 31-03173-07-29/3846, від 06.06.2002 р. № 041-407-456/13-3991).
Таким чином, видача авансу після видання наказу про відрядження відповідає положенням законодавства незалежно від того, на яку дату відрядження заплановано.
Строки звітування встановлені не тільки Інструкцією № 59, але й пп. 9.10.2 Закону України «Про податок з доходів фізичних осіб» від 22.05.2003 р. № 889-IV (далі – Закон про ПДФО).
Зокрема, як зазначає НБУ, у разі прийняття керівником підприємства рішення щодо скасування відрядження, воно має бути оформлене відповідним наказом (розпорядженням), а підзвітна особа має повернути до каси підприємства кошти, видані їй на відрядження та на вирішення в цьому відрядженні господарських питань, у строки, визначені Законом про ПДФО (лист від 21.08.2008 р. № 11-113/3389-11406).
Підпунктом 9.10.2 Закону про ПДФО передбачено, що до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, у якому працівник завершує відрядження (або виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що надала кошти під звіт), він повинен подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, а невикористану суму коштів повернути підприємству.
Тобто законодавством не встановлено окремих строків повернення коштів, отриманих на відрядження, у випадку скасування відрядження.
На нашу думку, працівник повинен повернути кошти у триденний строк з дня скасування відрядження. При цьому працівників слід своєчасно ознайомити з наказом про скасування відрядження.
Щоправда, на думку ДПА у м. Києві, «у разі скасування відрядження готівка, видана авансом на відрядження та вирішення господарських питань у відрядженні, повинна бути повернута в касу не пізніше наступного робочого дня за днем отримання та не може використовуватись на інші господарські потреби без попереднього повернення в касу» (лист від 04.09.2008 р. № 4405/10/17-107).
Якщо керуватися такою логікою, то скасування відрядження через три дні автоматично призводить до несвоєчасного звітування і нарахування штрафних санкцій. Ми не згодні з такою позицією. Більше того, якщо читати пп. 9.10.2 Закону про ПДФО буквально, то строків звітування та повернення готівки для випадку із скасуванням відрядження взагалі не встановлено, оскільки відсутній факт його завершення. Отже, ще раз зазначимо, що на нашу думку, працівник повинен повернути кошти у триденний строк з дня скасування відрядження. Додатковим аргументом є встановлення для відряджень за межі України у п. 1.14 р. II Інструкції № 59 строків повернення авансу протягом трьох робочих днів з дня прийняття рішення про скасування поїздки.
Що ж стосується звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, вважаємо за доцільне його скласти, навіть якщо жодних витрат ще не було понесено.
Крім того, працівники могли заздалегідь придбати квитки на потяг, літак або інший транспортний засіб до місця скасованого відрядження. В такому випадку витрати у зв'язку з поверненням квитка можуть бути враховані у звіті за наявності документа, що підтверджує такі витрати, на підставі абз. 3 п. 1.12 р. I Інструкції № 59.
Неповернення станом на кінець місяця грошових коштів, виданих на відрядження, в даному випадку не вважатиметься доходом працівників, оскільки наказ про скасування відрядження ще не було видано і, відповідно, строк повернення коштів не настав.
Своєчасне повернення коштів не спричинить нарахування штрафів ані згідно з п. 9.10 Закону про ПДФО, ані згідно з абз. 5 ст. 1 Указу Президента «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95.
Олег Коваль,
Консалтингова компанія «ЕКСПЕРТ»
Опубліковано:
Інформаційно-правова пошукова система «ЛІГА:ЗАКОН»
*******
Усі права на цей матеріал належать Консалтинговій компанії «ЕКСПЕРТ». Будь-яке копіювання, передрук, поширення цілком або частково допускається винятково з письмового дозволу правовласника.